Mission H4S4: So hat dm die HR-Cloud-Transformation erfolgreich gemeistert!

00:00:00: Wenn ein Unternehmen gerade vor einer HVS IV und Rise-Transformation im HCM steht, was sollte es denn unbedingt früh klären?

00:00:08: Also möglichst früh klaren das sogenannte Sizing in Rise.

00:00:12: Also wenn ich in die Cloud gehe da muss sich gucken wie groß ist mein System, was kostet das Ganze?

00:00:19: natürlich auch, wenn ich an der Cloud bin und kann nicht möglicherweise vorher noch etwas bereinigen.

00:00:24: Da unterstützt auch die SAP sehr gut bei dem Thema Sizing.

00:00:28: Und Konstantin, was ist so deine wichtigste Empfehlung?

00:00:32: Testen, testen.

00:00:33: Also sich wirklich bewusst sein, dass das Thema Test beziehungsweise auch die ganze Teststruktur ein wesentlicher Punkt in dem ganzen Projekt ist und ich da auch bewusst Zeit nehmen, auch die Fachbereiche entsprechend mit einbinden.

00:00:52: Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge von Digitalgesagt, dem Podcast der DS AG!

00:00:58: Mein Name is Julia Theis – schön, dass ihr da seid.

00:01:01: Heute geht es um ein Thema, das viele SAP HCM Kunden aktuell beschäftigt.

00:01:05: Wie gelingt die Transformation von SAP HCm in Richtung H-IV S-IV?

00:01:11: Und ja was bedeutet es eigentlich eine historisch gewachsene geschäftskritische HR Systemlandschaft gleichzeitig technologisch zu modernisieren und dann eine Cloud Umgebung mit Reiswood SAP zu verlagern?

00:01:24: Denn gerade im HR gilt ja... Es geht nicht um irgendein System!

00:01:28: Es geht um Payroll Zeitwirtschaft Personal, Stammdaten, Schnittstellen, Berechtigungen, Fiori-Apps, Drittsysteme.

00:01:35: Und am Ende natürlich geht es darum dass die Personalprozesse zuverlässig laufen.

00:01:39: Wenn die Abrechnung nicht funktioniert ist einfach jedes Transformationsziel zweitrangig.

00:01:44: Umso spannender ist das Praxisbeispiel das wir heute geben möchten.

00:01:48: DM hat im Zuge der Einführung von SAP HCM vor SV HANA, kurz HVS IV eine SAP-HCM Landschaft strategisch in einer Cloud Umgebung bei einem Hyperscaler mit Risewood SAP verlagert.

00:02:01: Wir sprechen darüber warum DM diesen Schritt gegangen ist wie das Projekt aufgesetzt wurde, welche Herausforderungen es gab – was vielleicht auch kritisch war und natürlich welche Learnings andere Unternehmen daraus mitnehmen können.

00:02:14: Bei mir am Mikrofon sind dafür heute Birgit Fabian von DM Tech und Konstantin Schäfer vom DM.

00:02:19: Schön dass ihr dabei seid!

00:02:21: Danke für die Einladung.

00:02:22: ich freue mich, dass wir hier unsere Erfahrungen teilen können.

00:02:25: Ja vielen lieben Dank, dass sie heute da sein können.

00:02:28: Ich danke euch beiden.

00:02:29: Bevor wir jetzt in diese, ja das Thema der Transformation einsteigen lasst uns kurz DM und DM Tech vorstellen.

00:02:36: Viele kennen DM natürlich aus dem Alltag, aus den Märkten vom Onlineshop oder vielleicht auch von den

00:02:41: Expressabholungen.

00:02:43: Hinter diesen Angeboten steht eine enorme IT- und Prozesslandschaft.

00:02:47: DM ist heute in vierzehn europäischen Ländern präsent, betreibt rund viertausend zweihundert Märkte in Europa und beschäftigt dreiundneunzigtausend Mitarbeitende in der DM Gruppe.

00:02:56: DM Tech wiederum verantwortet als IT-Tochter die IT für die gesamte DM Grupe.

00:03:00: Was bedeutet das denn konkret für euer Projektumfeld?

00:03:04: Genau, also wir sind als DM Tech die IT-Tochter von DM Droger Riemarkt und unsere Aufgaben sind zum Beispiel die innovative digitale Lösungen für Kundinnen und Kunden.

00:03:15: Und die Mitarbeitenden in den Märkten, Verteilzentren und im Dialogikum.

00:03:19: das ist unsere Zentrale bereitzustellen.

00:03:22: Wir haben ca.

00:03:25: etwa Achtzig Auszubildende und Dualstudierende.

00:03:29: Und das bedeutet bei einem HCM-Projekt diese Größenordnung, dass es nicht nur um die reine Technik geht sondern eben auch um stabile Prozesse für sehr viele Mitarbeitende und Länder.

00:03:39: Das heißt, die schiere Zahl daraus lässt sich schließen.

00:03:42: HCM ist bei DM einfach kein Randthema sondern einfach zentrale Grundlage für den laufenden Betrieb.

00:03:48: und ja genau deshalb ist es natürlich auch spannend wie ihr denn die Entscheidung für eure Transformation getroffen habt.

00:03:53: Birgit lasst uns mit dem Warum anfangen?

00:03:56: Warum war für DM klar wir müssen die SAP HCM Landschaft transformieren.

00:04:01: Ja erstmal geht es um die wirtschaftliche Sicht, also um Kostenvorteile, bessere Planbarkeit, weniger Betriebsaufwand und eben auch attraktivere Konditionen für die Erweiterungen.

00:04:14: Technologisch sind wir auf dem Weg Cloud First.

00:04:17: Wir wollen Modernisierung, Skaliobarkeit, schnelleren Zugriff auf Neuerungen und höhere IT-Sicherheit, die standen im Fokus.

00:04:26: Dazu kam dann die Modernisierung durch den Umstieg auf die aktuelle zukunftssichere Visionen Und eine flexible und skalierbare Plattform sollte die Basis für die Innovation unnachhaltigen Erfolg schaffen.

00:04:39: Was uns ein wichtiges Thema war, ist eben die IT-Sicherheit und durch die modernen Sicherheitsmechanismen und Compliance Unterstützung haben wir das eben!

00:04:48: Wenn ich das richtig heraushöre, war es eben nicht so ein Pflichtprogramm.

00:04:51: Dass ihr hattet im Sinne von wir müssen wegen Wartung oder Technik was tun sondern ihr seid strategisch vorgegangen.

00:04:59: Es war eine strategische Entscheidung von euch ein strategischer Schritt mit Kostenbetrieb Innovation Sicherheit und der Zukunftsfähigkeit wie du eben gesagt hast als gemeinsamen Entscheidungsrahmen.

00:05:09: Im Vorfeld habt ihr gesagt Als wir gesprochen haben dass diese HCM-Transformation Teil eines gemeinsamen DM Tech Programms war.

00:05:18: Warum ist denn aus deiner Sicht diese Einwettung so wichtig?

00:05:22: Ja genau, also wir waren Teil des Programms SRP Landscape Transformation.

00:05:27: So hieß unser übergeordnetes Programm Und es wurde deswegen gegründet, weil wir eben auch Synergien mit den anderen Migrationsprojekten nutzen konnten.

00:05:36: Außerdem wurden Abhängigkeiten schneller sichtbar und es gab einen übergreifenden Blick auf die Planung und eben auch Erfahrungen aus Vorprojekte.

00:05:44: Also es gab zum Beispiel ein Lüftenschift-Projekt – aus dem konnten wir schon was mitnehmen!

00:05:49: Zusätzlich hatten wir eben diese Lessons learned aus diesen First Mover Projekten und vor allem knappe Ressourcen.

00:05:56: Vor allen Personen in Ressursen konnten dann eben Programme übergreifend priorisiert werden.

00:06:01: was auch wichtig war, war die einheitliche Interaktion mit der SAP Asdienstleister für unsere Systeme zum Beispiel SAP TM, HCM Retail Car oder Fiori Und es gab einen gemeinsamen roten Faden, der eben half bei Querschnittsthemen wie zum Beispiel Betrieb oder Architektur und IT Security.

00:06:21: Zusätzlich hatten wir die Performance Aspekte zwischen den SAP-Systemen und konnten da gemeinsam im Programm betrachtet werden.

00:06:29: was auch wichtig war war die Kommunikation und Transparenz nach innen und außen vor allem Richtung unserer Märkte weil sie sind dann natürlich sehr sensibel wenn dann Systeme nicht zur Verfügung

00:06:39: stehen.

00:06:39: Jetzt hast du es gerade angeschnitten, dass es eben kein Projekt einfach nur aus der IT heraus war.

00:06:44: Sondern Silos bewusst übergangen wurden und es eine bewusste Entscheidung gegen Silo-Denken gab.

00:06:51: doch ja da würde ich gern später noch darauf eingehen.

00:06:54: erst mal möchte ich nochmal zum Projekt selber mit euch sprechen.

00:06:56: Es lief unter dem Namen HVS IV HCM Lenscape Transformation Und ihr habt eure Ziele in drei Blöcke gekliedert HVs IV Rise & Payroll.

00:07:06: Vielleicht Konstantin kannst Du das näher beschreiben?

00:07:09: Ja genau, wir haben verschiedene Zielblöcke betrachtet.

00:07:12: Einmal das ganze Thema Readiness Check, ATC-Check und die Dokumentation der Ergebnisse daraus, dass wir einfach wussten was ist denn für die Umsetzung schlichtweg notwendig?

00:07:22: Welche Anpassungen müssen wir auch vornehmen?

00:07:24: Der zweite Block oder das zweite Ziel war das Thema Rise also der Schritt in die Cloud.

00:07:29: Das heißt auch den ganzen Schnittstellen, dass sie auch weiterhin im Cloudumfeld funktionieren.

00:07:34: Und ein weiteres Ziel war das auch die Fiori Apps.

00:07:38: Wir haben ziemlich viele Fioris Apps im Einsatz, dass sie eben auch unter HVS und in Rise weiterhin funktionieren und stabil sind.

00:07:46: Und klar, wie du eigentlich schon gesagt hast, geht es immer wieder um Payroll.

00:07:50: Dass die sicher ist und dass sie auch weiterhin so läuft wie zuvor.

00:07:53: Deswegen ein wesentliches Ziel, das wir uns gesetzt haben, dass nach der Umstellung eben auch die Abrechnung erfolgreich in den drei Ländern funktioniert – das war Österreich, Tschechien oder Deutschland.

00:08:05: Wie habt ihr denn sichergestellt, dass eben die Payroll nicht nur mitmigriert wird sondern dass es wirklich ein kritischer Erfolgsnachweis ist, den ihr dann ab und vorweisen könnt?

00:08:15: Entscheidend war dafür, dass wir die Payroll nicht nur fachlich isoliert betrachtet haben sondern immer auch die Schnittstellen zu Trittsystemen, die eben relevant sind bei einer Payroll.

00:08:24: Die erfolgreichen Abrechnungen waren dann mit der zentralen Nachweis das die Migration nicht nur technisch sondern eben auch dann fachleichtragfähig war und funktioniert hat.

00:08:33: Wichtig war doch deshalb die fachliche Funktionsfähigkeit nach der Migration auch sauber nachzuweisen und nachzuhalten.

00:08:40: Genau, das waren so die Punkte wo wir uns dann als wichtig gesehen haben.

00:08:44: Wie habt ihr denn die fachliche Funktionsfähigkeit nach der Migration sauber nachgewiesen?

00:08:48: In dem wir wirklich die ersten Payrolls in den Ländern mit größeren Augen mehr hat auch mit mehr Personen innerhalb der Payroll dass wir uns ein Stück weit vier Augenprinzip vorgegangen sind um dann einfach auch zu schauen, gibt es irgendwelche Nebeneffekte?

00:09:03: und wir hatten das Glück dass wir in keinen der drei Abrechnungen Nebenefekte hatten sondern dass die wie man so schön sagt sauber durchgelaufen sind.

00:09:10: Und somit war ja das Ziel oder unsere Zielsetzung damit dann auch erfüllt.

00:09:15: Und die Erleichterung enorm?

00:09:16: Die Erleicherung war sehr groß!

00:09:19: Jetzt hast du gesagt, dass ihr nochmal ein Vier-Augenprinzip hattet drauf geguckt habt

00:09:26: d.h.,

00:09:27: Ja, die Projektorganisation war ja dann sicherlich auch nicht gerade einfach.

00:09:32: Wie habt ihr das denn aufgesetzt?

00:09:33: Also welche Gremien oder Fachpakete habt ihr hier

00:09:35: aufgesetzt?".

00:09:37: Genau es gab ganz klare Gremian innerhalb des Projekts beziehungsweise auch innerhalb des Programms.

00:09:41: also wir hatten eine Projektregerschaft Wir haben eine Projektleitung und ein Projekt-Kernteam Das klar definiert war und auch klar die Rollen vergeben wurden.

00:09:50: Zu der Rollenvergabe zählten.

00:09:52: für uns hat auch die Fachpaket wenn unser Projekt in Fachpaketen aufgeteilt die sich halt speziell die Themen Technik und HVS for Readiness angeschaut haben, dann das Thema Architektur IT Security und Integration.

00:10:05: Dann ein wesentlicher Aspekt war Test also das ganze Testing der Rollout und auch die Cod Overplanung und zu guter Letzt die Conversion der Geschäftspartner, die erneue mit HVSS in den Svia Systemen dazukommen.

00:10:19: Das war der Aufbau, den wir bewusst gewählt haben

00:10:22: Wenn ich das aus unserem Vorgespräch wichtig verstanden habe, dann war ja nicht nur hier ein strukturiertes Vorgehen was die Verantwortlichkeiten anbelangt.

00:10:30: Wichtig!

00:10:31: Sondern auch die Roadmap war sehr eng getaktet klarstrukturiert.

00:10:35: dazu zählten Systemaufbau Testconversion technische und funktionale Tests Abnahmetests Frozen Zone Dry Run im Betriebnahme Hyper Care.

00:10:46: Wie habt ihr die Timeline für euch erlebt?

00:10:48: Und vor allen Dingen auch wie gehalten?

00:10:50: Ja, also da hat ja die SAP ein sehr klares Vorgehen mit der Explore Realize Deploy Phase und Hyper Care Phase.

00:11:00: Die Tests und sag ich mal das Systemaufbau waren so in Wellen geplant, deshalb gab es erst eine Sandbox.

00:11:06: dann gab's technische funktionale Tests auf der Sandbox ohne Schnittstellen erstmal danach die Funktionstest auf dem Entwicklungssystem und die Abnahmetests, die mitten im Sommer übrigens waren.

00:11:20: Das ist eine heiße Phase, nicht nur technisch.

00:11:22: Genau!

00:11:24: Richtig!

00:11:25: Und danach war der Dry Run.

00:11:27: also das war dann quasi die letzte Step vor der Inbetriebnahme und es gab noch ne Frozen Zone auch vor der in Betriebennahme.

00:11:34: Die Inbetriebennahme war für Ende November geplant und die Hyper Care lief dann bis Mitte Januar bis die Abrechnungen alle durch waren.

00:11:42: Die Timeline empfunden wir als

00:11:44: sehr straff,

00:11:45: aber war bewusst so angelegt.

00:11:48: Damit wird es auch in diesem Gesamtprogramm Kontext durchziehen können.

00:11:53: und zum Thema was war vielleicht besonders wichtig oder anspruchsvoll wie ich gerade schon erwähnt habe diese Abnahmetests im Sommer.

00:12:02: also das sind ja normalerweise Ferienzeiten und die Leute sind halt im Urlaub und das ist halt sehr sportlich.

00:12:09: Ich würde, sag ich mal in einem nächsten Projekt vielleicht nicht mehr den Sommer legen.

00:12:15: Du hast auch eben die Frozen Zones erwähnt?

00:12:17: Die finde ich sehr interessant weil sie ja im Alltag der Fachbereiche wirklich spürbar sind.

00:12:23: also Sie stabilisieren Test und Go Live Phasen klar aber sie bedeuten halt auch Änderungen müssen warten Fachbereiche müssen sich darauf einstellen.

00:12:31: Und ja, hier ist auch wieder das Thema Planung was ich so durch den ganzen Projektvorlauf heraushöre für euch sehr entscheidend war.

00:12:38: Wie war denn die Resonanz der Fachbereichen?

00:12:43: Die Resonanzen der Fachbereich waren in deren Sicht gut weil wir sie halt einfach über die Kombination relativ früh abgeholt haben, auch auf verschiedenen Ebenen.

00:12:51: Also nicht nur stark operativ sondern auf Managementebene das einfach klar war.

00:12:55: welche Auswirkungen hat denn das Projekt dass wir angehen mit dem straffen Zeitplan konnten dadurch eigentlich auch gute Transparenz schaffen.

00:13:03: Wichtig wie immer bei Thema Kommunikation eine E-Mail reicht nicht den muss man sich einfach bewusst sein.

00:13:09: es bedarf da verschiedener Methoden bis hin zum klassischen persönlichen Kontakt an die Ansprechpartner direkt herantritt, erklärt was man davor hat und welche Auswirkungen das in dem Zeitraum dann für's Tagesgeschäft für den ihrer Anforderung bedeutet.

00:13:26: Das klappt sehr gut, indem jemand es wiederholt tut, entsprechend dieses klassische Thema der Verankerung aufgreift und nur so ist eigentlich ja im Projekt sichergestellt dass einfach die Fachbereiche wissen was auf sie zukommt.

00:13:39: in der Zeit.

00:13:39: War denn das Verständnis da?

00:13:41: oder gab´s auch die Hardliner die euren Puls in die Höhe getrieben haben?

00:13:45: Verständnis war da.

00:13:47: Rückfragen gab es natürlich immer wieder, ob man nicht etwas jetzt doch machen kann.

00:13:52: Dadurch gab's dann diese persönlichen Kontakte die dann noch verstärkt wurden, sag ich mal die Einzelgespräche wo wir einfach nochmal das große Ganze erklärt haben und auch darauf hingewiesen hat dass ist eben nicht so einfach ist es jetzt noch mit reinzuschieben und es mal schön umzusetzen wie man es immer so schön sagt.

00:14:08: von daher ja Es gab Rückfragen, die wir aufgegriffen haben und versucht haben wieder aufs große Ganze zurückzuführen.

00:14:15: Damit klar ist in welche Richtung wir gehen wollen.

00:14:18: Jetzt herrschen im Projekt ja nicht nur Abhängigkeiten was die Technologien anbelangt oder die Menschen anbelankt sondern das große ganze was dahinter so steht.

00:14:28: Welche Abhängigkeit waren denn in diesem Projekt besonders wichtig?

00:14:32: Ja, also wie sich wahrscheinlich viele Unternehmen damit beschäftigen mussten wir uns auch mit der DSG-UVO konform in Datenlöschung beschäftigen.

00:14:40: Vor allem im Hinblick darauf das in der Cloud als Ontorize natürlich das System Volumen eine Rolle spielt im Hinsicht Hinblick auf den Preis und es war eben ganz wichtig dass wir vorher die Daten löschen bevor das System produktiv geht.

00:14:57: Dann natürlich gemeinsame RHT-Türentschleitungen für unsere kompletten SAP Systeme, damit wir eben ein einheitliches Zielbild haben.

00:15:05: Und wir haben während dem Projekt auch auf die Einspielung von Support-Paketen oder Feature Packs verzichtet.

00:15:10: Das heißt wenn jetzt wirklich dringend etwas notwendig war dann haben wir Hinweise eingespielt und die Frozen Zones waren extrem wichtig für uns Weil wir da das System stabilisieren konnten und die Tests, die während dieser Frozen Zones stattfanden zum Beispiel der Dry Run.

00:15:27: Da konnten wir dann sicher gehen.

00:15:28: okay so wird es auch für die Inbetriebnahme sein.

00:15:33: was wir vielleicht noch ganz Wichtig hatten war das Thema Fiori.

00:15:37: Also wir hatten vorher mit dem Retail System gemeinsam als Fiorifrontend-System und jeweils die Backend Sachen bei unserem System oder im Retail-Ssystem, und es geht unter SIV bzw HVSIV nur noch implementiert im jeweiligen System also embedded.

00:15:53: Und das war auch eine große Herausforderung, sage ich mal, die wir meistern mussten während unserer Projektlaufzeit.

00:16:00: Cloud macht man also nicht mal eben so.

00:16:03: Mir geht nicht einfach von A nach B, wenn ich das jetzt so richtig verstanden habe, sondern wie du gesagt hast Datenvolumendatenschutz, Architekturentscheidungen, Releasestrategien und Front-Endarchitektor haben auch alle eine Rolle gespielt.

00:16:16: Aber was war denn so aus eurer Sicht ein wirklich kritischer Erfolgsfaktor oder die kritischsten Erfolgshaktoren?

00:16:25: Ja, uns einfach bewusst zu sein dass wir, das heißt der M nicht alleine stemmen können sondern wir brauchen einfach gute Partner.

00:16:33: Deswegen haben wir uns eigentlich auch frühzeitig dazu entschieden es nicht nur in der MITA SAP gemeinsam zu machen im SAP HCM Umfeld, sondern uns da auch nochmal mit STDsoft einen weiteren langjährigen Partner mit dazuzunehmen die er uns da einfach unterstützt und vor allen Dingen bei den Fokusthemen uns noch mal den gewissen Input mit gibt.

00:16:50: klar war für uns auch durchgrund des Straffenprojekts Plans, dass wir einfach den Mast-Do Ansatz mitnehmen müssen.

00:16:57: Also den Fokus auf die Migrationen und auf den Weg in die Cloud und sich darauf zu fokussieren und nicht noch alle möglichen Lebenthemen versuchen damit jetzt noch abzufrigstücken innerhalb des Projekts.

00:17:09: Wie immer wenn das Projekt gut steht also sprich das Projektteam passt dann macht es vieles vieles einfacher.

00:17:18: Das haben wir geschafft auch zusammen mit der SAP Und was für uns auch noch wesentlich und relevant war, war das Thema Drive-On.

00:17:25: Also die klassische Generalprobe wie man es im Theaterumfeld sagt zeigt sich aber immer wieder dass wenn man das auch in solchen Projekten mit Datenmigration durchführt, dass man sich dann einfach ganz arg bewusst wird was dann eigentlich auch im Go Live oder an den IBM Tagen auf einen zukommt macht die Planbarkeit einfach viel besser.

00:17:49: Der Try One bietet sich immer wieder an und sollte auch immer genutzt werden, wenn die Möglichkeit besteht.

00:17:54: Im Endeffekt lag ein Fokus darauf oder war einer Volksfaktor das ihr priorisiert habt und euch klar an eure Zeitvorgaben gehalten habt?

00:18:03: Jetzt ist für mich wahrscheinlich auch für die Hörerinnen und Hörere eine besonders wichtige Frage außer natürlich den Zeitplan vom Sommer in den Winter zu legen was würdet ihr heute anders machen oder vielleicht auf früher stärker berücksichtigen?

00:18:17: Ja, also das Thema Urlaube ist sehr wichtig.

00:18:20: Gleich zu berücksichtigen am besten gleich in der Urlaubseplanung machen zur Projektbeginn um dann auch die Testvorbereitung und eben die bessere Ressourcenplanung dadurch zu gewährleisten und zu optimieren.

00:18:32: Ist da nicht die Gefahr so groß dass sie denn alle in den Urlaub gehen wenn es in die heiße Phase geht?

00:18:37: Nee würde ich nicht sagen Das Projekteam zieht ja mit.

00:18:41: Wenn man gute Leute hat ziehen die ja mit.

00:18:45: Bei uns war dann noch das Thema Berechtigungen sehr umfangreich, weil durch den Upgrade, sage ich mal, auf Havie SIV ändert sich auch an den Berechtigung viel.

00:18:54: Wir haben zwar sehr umfangreich und auch viel getestet aber einzelne Rollen sag' ich mal zum Beispiel Sachbearbeiter oder so wurden vielleicht nicht sehr umvangelreich getestete Und es sollte man auf jeden Fall detaillierter Plan in unumfangreicher testen.

00:19:09: Was auch sehr wichtig ist die Abgrenzung der Zuständigkeiten, also was macht DM?

00:19:16: Was macht die SAP?

00:19:17: Was mache gegebenenfalls ein anderer Dienstleister oder ein anderes Team?

00:19:22: und wir empfehlen auch zusätzliche Prüfungen zum Readiness Check.

00:19:26: Weil dieser Readiness check ist eine gute Grundlage aber er deckt halt nicht alles ab Und man sollte eben dadurch darauf vorbereitet sein, dass es im Projektverlauch auch einige Überraschungen geben kann.

00:19:38: Überrasching ist ein sehr schönes Stichwort!

00:19:40: Die Liste war überhaupt sehr schön und ehrlich sage ich mal so.

00:19:45: Wie schafft man es denn trotz so angedeuteter Überraschen die Stabilität des Projekts zu halten?

00:19:51: Wenn überraschung aufkommen darf man sich halt schnell aufgreifen und halt auch wirklich.

00:19:56: in dem Fall hatten wir das Glück das es ein Programm gegenüber gab eben das Programm eingeben, darauf aufmerksam machen.

00:20:02: Wir hätten in dem Fall das Thema der Usersperre die unter HFH nicht mehr so funktioniert hat oder gar nicht mehrso funktioniert hat wie wir sie hatten.

00:20:11: Wir mussten eine neue Form der Usersparre gerade im Zuge der Abrichtung ist irrelevant implementieren und haben es entsprechend dann über die Kremien eingegeben und ich habe ja auch in dieser Form eine Form der Eskalation gewählt.

00:20:25: Dadurch, dass es aber ein partnerschaftliches Projekt mit der SAP war, kamen wir dann gemeinsam zu einer systemseitigen Lösung und konnten auch mit den ersten Abrechnungen schon die neue Lösung nutzen.

00:20:39: In dem Fall das Schlagwort as Maintenance einführen.

00:20:44: Aber wie gesagt wichtig ist, wenn Überraschungen kommen, sie wirklich anpacken in solchen engen Projekten.

00:20:52: und dann auch schnell adressieren, damit auch Schnelllösungen gefunden werden.

00:20:58: Partnerschaftlich habt ihr ja auch mit dem SAP Migrationsteam zusammengearbeitet und auf einen standardisierten CUT-Overplan gesetzt der um kundenspezifische Tätigkeiten ergänzt werden konnte.

00:21:10: Dieser CUT Overplan war euer sogenanntes Single Point of Truth gemeinsam mit Giras & Girabots von DM bzw.

00:21:18: DM Tech.

00:21:19: Wie wichtig war denn genau diese... Eine Quelle für euch tatsächlich.

00:21:24: Also, für uns war das wirklich sehr wichtig!

00:21:27: Weil der Cut-over Plan der Leitfaden für alle Tätigkeiten über alles Systeme in unserer SAP ACM Landhoft war... Und auch für die ganzen Schnittstellen und der standardisierte SAP Card Overplan wurde eben dann um unsere DM-spezifischen Tätigkeiten ergänzt.

00:21:43: Wie du schon erwähnt hast, wurden zusätzlich Chiras und Chiraborts genutzt und dadurch entstand eine Transparenz über den Status, über die Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten nicht nur bei uns innerhalb des Projektteams sondern auch bei der SAP oder bei der Programmleitung oder im gesamten Programm.

00:22:05: Ein wichtiger Meilenstein für euch und wenn ja, warum?

00:22:09: Ja klar.

00:22:10: Man arbeitet da ja über Monate hinweg drauf zu und kriegt es nur dann sauber über die Bühne, wenn man klar definierte strukturierte Kadauwerpläne hat wie es Birgit gesagt hat Aber auch natürlich die Ressourcenplanung.

00:22:27: Ganz klar ist, wer am Wochenende wann da?

00:22:29: Wann sind welche Tätigkeiten zu tun und das setzt aus unserer Sicht halt auch das vorhin genannte Thema Dry Run voraus weil beim Dry Run das genau übt was man dann an dem Wochenende macht und man kann aus den Dry Run einfach auch noch mal relativ viel mitnehmen.

00:22:43: würde es IBM Wochenenden dort einarbeiten lassen?

00:22:46: und ja klar im Ende ist eine ganz enge Verzahnung zwischen IBM Plan und Cut Over Plan.

00:22:53: Und das Wochenende hatte schlaflose Nächte?

00:22:58: Nee,

00:22:59: würde ich auch nicht sagen.

00:23:01: Es lief gut!

00:23:03: Sehr schön.

00:23:03: Höre ich auch immer dass alles so reibungslos verläuft umso besser.

00:23:07: denn würde ich sagen bevor wir zum Abschluss kommen möchte ich noch einen Punkt herausgreifen der in Haarviers vier Projekten schnell unterschätzt wird das Thema Business Partner.

00:23:18: Das klingt jetzt zunächst vielleicht sehr technisch, kann aber enorme Auswirkungen auf Datemodell-Datenschutz, Berechtigungen, Testpersonalnummern und Laufzeiten haben.

00:23:27: Warum war denn das Business Partner Thema auch in eurem Projekt so wichtig?

00:23:32: Ja unter HVSv bringt die SAP des Business Partner Modells ins Spiel sage ich mal Das ist zusätzliche Komplexität für unser Projekt, wenn niemand kannte das davor.

00:23:44: Wir mussten uns natürlich Informationen einholen von der SAP und wir haben selber auch natürlich geguckt.

00:23:50: dann das Thema eben wie du schon gesagt hast Datenschutz oder Berechtigungen Geocoding oder auch die Laufzeiten für die Erstgenerierung, das ist auch ein wichtiger Punkt.

00:24:01: Das sollte man sich unbedingt in den Tests angucken weil sonst hätten wir das ganze IBM-Wochenende mit der Generierung von Businesspartnern verbracht wenn wir uns nicht vorher angesehen hätten und unsere Learning im ganzen Kontext war dass die Themen eben erst mal so wirken als ob sie rein technisch wären dass eigentlich gar nicht so relevant fürs Projekt ist, aber sie können die Projektlaufzeit testen und eben auch die Go Live Stabilität extrem beeinflussen wenn man sie nicht vorher beachtet.

00:24:31: Jetzt hast du Datenschutz- und Berechtigungen noch mal erwähnt.

00:24:34: kannst du mir das ein bisschen stärker aus der Praxis beleuchten was denn da bei euch besonders relevant war?

00:24:41: oder du Konstantin?

00:24:43: Kann ich gerne aufgreifen und dir beantworten?

00:24:45: Ja, klar.

00:24:46: Bei der Anonymisierung mussten wir wirklich sehr genau prüfen welche personenbezogenen Daten im Zielsystem wirklich notwendig sind.

00:24:53: Das hat sich als eben eine relevante Aufgabe herausgestellt.

00:24:57: Dabei ging es wirklich darum Welche Personaldaten sind, sind's prozional?

00:25:03: Sind's Adressdaten?

00:25:04: Sind das personen bezogene Daten?

00:25:05: Bankdaten?

00:25:07: Und wie geht man damit um?

00:25:08: Und klar haben wir auch dann gesehen dass wir da bei den Eindocks genauer hinschauen müssen und die dann auch eben abändern beziehungsweise so zur Verfügung stellen, dass die Anonymisierung der Daten auch gewährleistet ist.

00:25:22: Bei der Berechtigung ging es darum im HCM Business Partner berechtigungen sauber zusammenzubringen Und ein wichtiges Learning war direkte Tabellenzugriffe und sensible Daten aus einem Sub-HCM müssen besonders kontrolliert werden.

00:25:36: Zudem gab es in eurem Projekt ja auch sehr konkrete technisches Spezialthemen.

00:25:40: Birge, du hattest erwähnt die Geocoding zum Beispiel oder Laufzeiten der Erstgenerierung und andere Spezialfälle.

00:25:47: Welche Learnings leitet ihr denn daraus ganz konkret ab?

00:25:51: Ja, vor allem bei den Testpersonalnummern die wir ja sonst immer einfach kopiert hatten von unserem Produktivsystem im Testsystem gibt es jetzt die neue Verbindung zu dem Business Partner und die spielen da sehr wichtige Rolle.

00:26:02: Und das ist gar nicht mal so einfach da konkrete Testkonstellationen hinzubekommen, die auch valide sind im Test-System.

00:26:10: Beim Geocoding hat sich gezeigt dass eben nachgelagerte technische Standards Auswirkungen eben auf die Erstgenerierung haben können.

00:26:18: Also das hat dann nicht funktioniert, wenn das Geo-Code nicht korrekt war.

00:26:23: und bei den Laufzeiten habe ich glaube ich vorher schon kurz erwähnt dass wir im ersten Lauf, ich glaube, dass wir zwei drei Tage nur Business Partner generiert hätten, wenn wir da noch nicht nachjustiert hätten mit dem Thema Parallelisierung oder zum Beispiel nur die aktiven Mitarbeiter als Business Partner dann zu erstellen.

00:26:42: Genau, zusätzlich gab es noch natürlich so Spezialfälle wie zum Beispiel Mehrfachbeschäftigungen oder irrtümliche Eintritte die man vorher eigentlich gar nicht betrachtet hat.

00:26:51: Die aber dann hochgekommen sind und unser zentrales Learning war dass man solche Spezialfelde möglichst früh identifizieren sollte und nicht erst kurz von Go Live oder beim Dry Run behandeln sollte.

00:27:03: Damit nähern wir uns auch schon fast dem Ende dieser Episode.

00:27:06: Ich würde jetzt gerne von euch beiden noch eine kurze Empfehlung hören.

00:27:10: Birgit, wenn ein Unternehmen gerade vor einer HVS IV und Reis-Transformation im HCM steht?

00:27:16: Was sollte es denn unbedingt früh klären?

00:27:19: Also möglichst früh klären das sogenannte Sizing and Rise.

00:27:23: Wenn ich in die Cloud gehe, dann muss ich gucken wie groß ist mein System?

00:27:28: Was kostet das Ganze?

00:27:30: natürlich auch wenn ich in der Cloud bin und kann ich möglicherweise vorher noch was bereinigen?

00:27:35: da unterstützt auch die SAP sehr gut bei dem Thema Sizing.

00:27:39: Und was auch extrem wichtig ist zu klären wer hat welche Verantwortlichkeiten.

00:27:44: also welche verantwortlichkeiten liegen beim SAP und was liegt bei uns oder beim Kunden, das ist extrem wichtig möglichst frühzeitig zu klären.

00:27:53: Und Konstantin, was ist so deine wichtigste Empfehlung?

00:27:57: Testen, testen, also sich wirklich bewusst sein dass das Thema Test beziehungsweise auch die ganze Teststruktur ein wesentlicher Punkt von dem ganzen Projekt ist.

00:28:08: nicht da auch bewusst Zeit nehmen auch die Fachbereiche entsprechend mit einbinden.

00:28:13: Birgit hat vorhin das Thema Berechtigung erwähnt.

00:28:16: Auch das ist wirklich ein Thema, was über Tests sehr gut abgedeckt werden kann.

00:28:20: und wie mit allem.

00:28:21: Man greift hier in das Sub-HZM in die Payroll rein.

00:28:24: deswegen empfiehlt sich auch tiefergehend und verschiedene Szenarien bei den Tests einzubeziehen weil nur so kann man einfach auch mit einem sehr guten Gefühl und mit dem sehr guten Gewissen in die IBM starten bzw.

00:28:36: die IBM fussieren.

00:28:38: Das sind für unsere Hörerinnen und Hörersicher sehr spannende Tipps aus der Praxis, ganz im Sinne der DSRG von Anwender & Für-Anwender.

00:28:46: Und ja ich bedanke mich erstmal bei euch beiden für diese spannenden Einblicke!

00:28:51: Ich nehme jetzt aus unserem Gespräch unter anderem die folgenden drei Dinge mit.

00:28:56: Erstens eine HVS IV und RISE.

00:28:58: Transformation im HCM ist weit mehr als eine technische Migration – sie betrifft Architektur Betrieb Datenschutz Schnittstellen Fiori Drittsysteme Und wie ich eben gelernt habe, vor allem stabile HR-Kernprozesse.

00:29:11: Zweitens erfolgreich wird so ein Projekt vor allem durch eine klare Struktur, durch eindeutige Rollen, fachpaketisch, straffe Timeline und einen gemeinsamen... Betonung liegt auf gemeinsamen CUT-Overplan, gute Testvorbereitung und natürlich die Bereitschaft im Endeffekt auch Überraschungen professionell aufzufangen.

00:29:29: Und letztens Jahr drittens die Details zählen – gerade Themen wie Birgit Erwin hat Businesspartner, Berechtigung, Anonymisierung, Testdaten, Laufzeiten oder eben spezielle Sonderfälle können darüber entscheiden, wie stabil so eine Transformation am Ende wirklich gelingt.

00:29:44: Danke nochmal Birgitt und Konstantin für euren Praxiseinblick!

00:29:48: Danke auch und zwar gar nicht so schlimm wie ich am Anfang dachte.

00:29:51: Dann hoffe, du empfehlst digital gesagt weiter und hast noch andere Podcast-Gäste vielleicht in der Pipeline denen du sagen könntest die dürfen wir auch mal mit mir sprechen?

00:30:00: Wir machen gern Werbung für dich!

00:30:02: So möchte ich das hören.

00:30:03: und für alle Hörerinnen und Hörern die noch nicht genug Werbung über Konstantin & Birgit bekommen haben darf ich noch empfehlen wenn euch diese Folge gefallen hat abonniert den DSAG Podcast Digital gesagt und lasst uns gerne eine Bewertung da.

00:30:16: Weitere Informationen zur DSRG findet ihr wie immer auf dsrag.de und auf unserer Content-Plattform impulsant unter www.impulsant.dsrg.de.

00:30:27: Danke fürs Zuhören, bis zum nächsten Mal!