Orientierung im Wilden Westen der SAP-Transformation

00:00:00: Der wilde Westen beginnt schon vor der eigentlichen Konversion.

00:00:03: Viele kritische Rediken lagen gar nicht im technischen Umstieg selbst, sondern davor in Rechten und Lizenzen, in Prozessen, in Zuständigkeiten von den Produktbewegungen im SAP Portfolio.

00:00:21: Willkommen zu einer neuen Folge vom Digitalgesagt dem DS AG Podcast!

00:00:27: Schön dass ihr dabei seid.

00:00:29: Mein Name ist Thomas Kircher und in dieser Episode entführen wir euch in den Wilden Westen.

00:00:34: Ganz im Zeichen des DSAG-Jahreskongresses ist es von dem sechsten bis achten Oktober in Köln, der unter dem Motto steht Claim your Ground.

00:00:43: Lead Your Business!

00:00:45: Sozusagen in der Tradition einer Sneak Preview wollen wir euch heute Lust machen auf die Keynote der Polipol Unternehmensgruppe.

00:00:54: Zu diesem Zweck haben wir uns Stefan Kuhlemann Teamleiter IT Projektmanagement bei Polipool an die Seite geholt.

00:01:02: Er wird uns über den ECC-Trail in die SVH na Private Cloud berichten.

00:01:07: Die Keynote trägt den Titel Orientierung im wilden Westen der SAP-Transformation.

00:01:14: Herzlich willkommen, Stefan!

00:01:15: Howdy Thomas!

00:01:17: Herzlichen Dank für die Einladern – ich nehme mich gerne mit auf unseren Projekttrail.

00:01:21: Ich freue mich sehr auf unsere Reise.

00:01:22: doch bevor wir starten, gib' uns doch bitte einen kurzen Überblick über die Unternehmensgruppe PolyPol.

00:01:30: Sehr gern.

00:01:31: PolyPol wurde in den Jahren und hat sich vor dem Startup zu einer der führenden europäischen Unternehmensgruppen für Pulstermöbel entwickelt, mit heute rund sixhundert Millionen Euro Jahresumsatz.

00:01:42: Unser Portfolio umfasst über dreihundert Sofa-Modelle dazu etwa hundertfünfzig Funktionssessel und fünfzig Betten.

00:01:49: Wichtig für unseren Case ist dabei wir sind einzelfältiger – mit Variantenkonfiguration also keine serielle Standardfabrik!

00:01:57: Und wir betreiben SAP entlang fast die gesamte Wertschöpfung vom Vertrieb, über die Produktion bis zur Auslieferung und zum Customer Service.

00:02:05: Darüber hinaus bestalten wir als Unternehmenskope Bronze-Standards und Datenformate aktiv mit – etwa über das Datenkompetenzcenter und die Verbandsarbeit.

00:02:15: Das macht unseren Erfahrungsbericht hoffentlich auch für andere SAP Kunden interessant!

00:02:20: Warum seid ihr in die Richtung SVH na Private Cloud aufgebrochen?

00:02:25: Und wann habt ihr zum ersten Mal gemerkt, dass wird richtig

00:02:28: anspruchsvoll?!

00:02:30: Unsere Auslandslage hatte es in sich, mit über sechzig Buchungskreisen über Ländergrenzen hinweg und das alles in einem einzelnen SAP-Mandanten.

00:02:39: Dazu ein Big Bang zum Stichtag der alle Prozesse und tausende dazugehörige Personen gleichzeitig trifft.

00:02:46: Es gibt also keine Parallelwelt für einzelne Länder.

00:02:49: Und relativ früh haben wir gemerkt Der wilde Westen beginnt schon vor der eigentlichen Konversion.

00:02:55: Viele kritische Risiken lagen gar nicht im technischen Umstieg selbst, sondern davor in Rechten und Lizenzen, in Prozessen, in Zuständigkeiten oder in Produktbewegungen im SAP-Portfolio.

00:03:07: Weil diese Themen als Nebengeräusche abtut – also später genau dort die tersten Wildwestmomente!

00:03:13: Du wirst in dem Zusammenhang bei deiner Keynote von einem ECC System mit maximaler Fallhöhe sprechen?

00:03:22: Was heißt das genau?

00:03:24: Fallhöher heißt... Wenn etwas schief geht, geht es über ein gleichzeitig Schief.

00:03:29: In Über-Sechzig-Gurkungskreisen mit ihren diversen Line of Businesses horizontal wie vertikal.

00:03:35: Wir können also nicht Land für Land oder Werk für Werk umstellen sondern nur alle zusammen.

00:03:40: Der Goliath am Stichtag betrifft somit die komplette Prozessgate im Unternehmen.

00:03:45: Dazu kommt als Einzelfertiger mit Variantenkonfiguration haben wir über die Jahre vier Custom Code und fachliche Besonderheiten aufgebaut für die ein Standardablaufplan an der Migration schlicht nicht funktioniert.

00:03:57: Diese Kombination, Einmandant, Big Bang, hohe Prozessreichweite und komplexe eigene Entwicklung – das ist die maximale Fallhöhe!

00:04:06: Sie war für uns der Grund, Vorbereiten, Tests- und Notfallpläne besonders ernst zu nehmen.

00:04:13: Das Ziel der Transformation ist klar definiert mit dem Brownfield Ansatz in die SV Hanna Private Cloud.

00:04:20: Warum dieser Weg?

00:04:23: Unsere Leitidee war Bewusster halten, versus bewusst verändern.

00:04:28: Wir wollten nicht unser besamtes Geschäftsmodell neuer finden – bewährte Kernprozesse unserer Mandanten- und Organisationsjogik sowie das Bronzenwissen der variantenreichen Einzelfertigung sollten erhalten bleiben.

00:04:40: Auf sinnvolle eigene Entwicklung wollten wir weiterführen, sofern sie als Vorkompative gemacht werden konnten.

00:04:46: Gleichzeitig war uns aber klar, dass Brownfield keineswegs weiter wie bisher

00:04:51: bedeutet.".

00:04:52: Das Progripsmodell wechselt in die Private Cloud.

00:04:55: Zentrale Datenobjekte wie der Business Partner müssen auf das Sforz-Zielbild vorbereitet werden.

00:05:00: In meinem Custom Code brauchten wir eine neue Zielarchitektur mit frühzeitiger Prüfung über die BTP.

00:05:06: Brownfield war für uns daher der passende Mittelweg, den fachlichen Kern bewusster halten aber die technische und organisatorische Deskriebswürdlichkeit konsequent verändern.

00:05:17: Dieser Weg verlangt allerdings sehr saubere Vorarbeit und klare Prioritäten.

00:05:22: Welche Themen stand denn bei der Vorbereitung des Projekts im Vordergrund?

00:05:27: Wir haben die Vorarbeiten in drei Böcke sortiert.

00:05:30: Daten und Objekte, technischer Unterbau sowie Organisationen & Change.

00:05:35: Bei Daten und objekten war ein weit für die frühzeitige Vorbereitung des Business Partners.

00:05:41: Die haben wir bewusst vor die eigentliche Conversion gezogen und sind schon im März produktiv gegangen.

00:05:47: Beim technischen Unterbau war der Cast and Code das zentrale Risiko.

00:05:51: Weil unser NetLieber Release die gewünschten ARTC Prüfmöglichkeiten nicht mitbrachte, haben wir über die BTP mit CloudConnector und eigenständigem ArbybEnvironment, der es VOR-Code prüfen bereits im ECC um Fronten durchgeführt.

00:06:05: Und bei Organisation & Change geht es darum, die Fachbereiche von Anfang an als Mitgestalter einzubinden – und nicht nur als Testempfänger!

00:06:14: Mein Fazit dazu ist daher Vorarbeiten sind kein Vorprojekt, sie sind der erste echte Teil der Migration.

00:06:21: Wo geriet denn der Projekt-Track zwischendurch ins Stocken?

00:06:28: Ja, Komas ausgerechnet an den unspektakulären Stellen.

00:06:31: Ports, DNS und Firewalls klingen banal aber genau dort haben wir früh Zeit auf den kritischen Fahrt verloren.

00:06:39: Von Private Cloud Edition Vertragsbeginn bis zur ersten Sandbox-Migration verging bereits über vier Monate.

00:06:46: Die Migrationsserver wurde zwischenzeitlich zum echten Showstopper weil unsere Accountstruktur bei SAP nicht stimmte.

00:06:52: ERP und S-For-System lagen in zwei Kundenaccounts ohne gemeinsame Konzernstruktur, was technisch eine Warnsheet-Vigation mit dem SAP Maintenance Planner unmöglich machte.

00:07:03: Dann kam Anfang Dezember zwei Überraschungen – der SAP Foodwindmanager hätte fünfundsechzig Mal mehr Lizenz wird gebenötigt als bestellt und der Applikationsserver für den Produktivbetrieb war noch für rund sechzig parallele Userdimensionier anstatt für mehrere Hundert.

00:07:19: Wie bereitet man sich denn auf derlei Unweggbarkeiten vor?

00:07:24: Gab es einen Plan B?

00:07:25: und wenn ja, wie sah er aus?

00:07:28: Ja den gab es.

00:07:29: Und er bezog sich vor allem auf Transportation Management Advanced.

00:07:33: Das lief als Parallelprogramm und hing direkt am Big Bang Termin.

00:07:36: Ein klassisches Koppelungsreliko Wenn TM nicht rechtzeitig steht darf es nicht den gesamten Goliath gefährden.

00:07:43: Unsere Notfallplan lautet deshalb Elitrablad Also Golieth notfalls ohne TM.

00:07:48: Die Transportplanung läuft wie bisher.

00:07:51: In Scheiben war für uns, ein Plan B zieht erst wenn er verprobt ist.

00:07:55: Deshalb haben wir beide Fahrer voll getestet.

00:07:57: Man muss dazu sagen Le Trau läuft in S-For nur im Kompatibilitätsmodus Der Notfallfahrt ist also gangbar aber bewusst ein Fahrt auf Zeit.

00:08:05: Unsere Logik dahinter kein Prinzip Hoffnung.

00:08:08: jedes gekoppelte Parallelprogramm braucht einen belastbaren Plan W.

00:08:13: die Reise wird Ende September zu Ende gehen.

00:08:17: Zum Jahreskongress werdet ihr im Idealfall dann bereits live sein.

00:08:22: Wenn du jetzt mal zurückblickst, was war stark und was hat vielleicht auch richtig weh getan?

00:08:28: Stark war die Hochfachbereichsnähe im Projekt – die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit der SAP und den Implementierungspartnern NTD Data & Prismaat sowie die klare Managementunterstützung im kritischen Moment.

00:08:43: Unser Geschäftsführung im März hat zudem den Fokus sichtbar auf es vorbezogen.

00:08:47: Und wir waren bereit, unsere Steuerungsmechanik pragmatisch anzupatzen.

00:08:52: Als die Sprintlogik nicht mehr half sind wir auf ein Kanban-Bord mit reiner Prioritätsbearbeitung für den jeweils kritischen Blocker gewechselt.

00:09:00: Wir getan haben dagegen die Vertragsunaccount Themen, die unseren technischen Staat ausgebremst haben.

00:09:06: Auch die Präosierungslogik in der Support der SAP passte nicht immer zur Fallhöhe des Projekts.

00:09:12: Service-Request, bei denen keine Prioritätsausschau möglich ist bedeuten faktische Abarbeitung der Reihe nach.

00:09:18: Und die spielten Überraschungen bei.

00:09:20: Sizem und Sustainability haben uns Anfang Dezember hart getroffen.

00:09:23: Beides gehört zur ehrlichen Bilanz das Partnerschaft und Reibung gleichzeitig wahr sein können.

00:09:31: Warum sollten die Teilnehmenden am Jahreskongress deine Kinos auf keinen Fall verpassen?

00:09:37: Weil es ein ehrlicher Arbeitsbericht wird und kein Rückblick in geglättete Erfolgsfühlen.

00:09:42: Unser Big Bang Go Live ist für den August und September geplant, wenige Tage vor dem Kongress.

00:09:48: Frischer und ungeschwingter kann ein Erfahrungsbericht kaum sein.

00:09:52: Die Teilenden bekommen zu den drei konkrete Trailguides mit.

00:09:56: Was vor der Unterschrift geklärt sein muss was vor der technische Conversion stehen sollte auch was während der Umsetzung den Unterschied macht.

00:10:04: Und unsere Quintessence gilt für fast jedes Transformationsprojekt die Technische Convergen ist nur ein Teil des Trails.

00:10:11: Der eigentliche Unterschied entsteht dort, wo Vertrag, Plattformsupport und Führung früh und ehrlich zusammengedacht werden.

00:10:19: Vielen Dank Stefan für den Einblick in das spannende Esfana Private Cloud Projekt bei der Polypool-Unternehmensgruppel!

00:10:27: Ihr kennt nun den Grund und das Ziel der Reise durch den wilden IT Westen welche Hindernisse überwunden wird mussten und warum es wichtig ist immer einen Plan B zu haben.

00:10:38: Damit sind wir am Ende unseres Rits durch den Keynote von Stefan Kuhlemann angelangt.

00:10:43: Wir sattern jetzt die Pferde ab und ihr registriert euch am besten gleich für den DSHG Jahreskongress vom sechsten bis achten Oktober, zwei tausendsechsundzwanzig.

00:10:52: Wenn Ihr mehr über die Veranstaltung erfahren wollt schaut vorbei unter www.dshg.de-Jahreskongresses.

00:11:01: Vielen Dank und bis zum nächsten Mal!