Moderner, effizienter und in der Cloud

00:00:00: Das ging super schnell.

00:00:01: Also das wäre wirklich einfach und als es dann einmal lief, war das auch trivial.

00:00:08: Wie modernisiert man eine SAP-Archivierungslandschaft die bislang vollständig on-premises betrieben wurde?

00:00:14: Was muss bei der Datemigration von einem Enterprise Content Management System in die Cloud beachtet werden und welche technischen Voraussetzungen sollte ein Hyperscaler Cloud erfüllen damit so eine SAP Archivlösung zuverlässig läuft?

00:00:28: All diese Fragen klären wir heute.

00:00:29: ein Beispiel von Träger, dem Experten für Medizin und Sicherheitstechnik.

00:00:34: Und damit hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge von Digitalgesagt im Podcast der DSAG!

00:00:39: Ich bin Dana Walter und mein Gast vor dem Mikro ist Jörg Frage – schön dass du da bist!

00:00:44: Danke für die Einladung!

00:00:46: Du bist SAP Projektmanager bei Träge und nimmst uns heute mit durch.

00:00:51: euer Archivierungsprojekt Es ist seit rund einem Jahr abgeschlossen, perfekt.

00:00:56: also um jetzt so ein ehrliches Resümee zu ziehen Fangen wir doch vorne an.

00:01:00: Also bis April, zwei Tausendfünfundzwanzig lief euer SAP-Archiv komplett und bremmen!

00:01:06: Ihr seid mit dem Wunsch in das Vorhaben gestartet erstens die bestehende Infrastruktur zu modernisieren zweitens die Betriebskosten zu senken und drittens eine Archivierungslösung in der Cloud aufzubauen.

00:01:18: Wie seid ihr dafür vorgegangen?

00:01:21: Neben dem schon genannten Ziel haben wir zunächst Anforderungen definiert, dass die neue Lösung eben auch eine SAP-Zertifizite Archivierungslösung sein soll.

00:01:29: Sie sollte ILM-zertifiziert sein, cloudfähig da wir schon planen in die Cloud zu gehen.

00:01:38: Bestandteil des Projektes sollte auch eine Migration der bestehenden Archivdaten und der Funktion sein Und diese Migration sollte bis Ende vierundzwanzig abgeschlossen sein.

00:01:48: um Kosten zu schmaren Haben wir Test Cases aufgestellt, damit wir eine Vergleichbarkeit haben zwischen den einzelnen Anbietern die wir ausgewählt haben.

00:02:00: Wir haben zum einen die Archivierungslösung auf Azure aufgebaut.

00:02:05: in dem Moment und das hängt damit zusammen dass wir ein Multi Cloud Ansatz fahren dann haben wir gesagt wir archivieren nur SAP Standards nach Archive Link also keine K-Pro Objekte nichts anderes.

00:02:22: Implementieren diesen Testfall auf unserer Azure Subscription.

00:02:27: Also es ist nicht bei dem Anwender oder beim Anbieter und wir haben Vorgaben gemacht, was wir von den einzelnen Anbiedern an Informationen haben wollen.

00:02:36: damit wird diese Lösung auch vergleichbar aufsetzen können wie zum Beispiel welche Systeme brauchen wir?

00:02:43: Welche Betriebssysteme werden benötigt?

00:02:45: Haben wir Datenbankanforderung?

00:02:48: Welchen Ports müssen in der Firewall geöffnet werden?

00:02:51: Haben wir extra SAP-Transporte und benutzernde Rollen, die aktiviert oder angelegt werden müssen.

00:02:58: Und natürlich brauchen wir die Software, die wir implementieren wollen.

00:03:02: Warum haben wir zu dem Zeit noch keine Containerbasitätslösung angefragt?

00:03:06: Einfach um die Komplexität der jeweiligen Softwarelösungen zu sehen und ob wir in Zukunft auch noch einen zusätzlichen Supportpartner brauchten, der uns hilft.

00:03:17: Das war das Wort dahinter gerundet, warum wir das so gemacht

00:03:20: haben.

00:03:20: Bitte geh etwas näher auf euren Testcase ein.

00:03:23: Mit welchem Ziel habt ihr ihn denn aufgesetzt und zu welchem Ergebnis seid ihr da durchgekommen?

00:03:28: Wir haben vor unserem Einkauf die Vorgabe, dass wir mehrere Anbieter anschreiben müssen um Auswahl zu haben und dann auch den richtigen Anbieten für unseren Fall auswählen zu können.

00:03:41: Wir haben wie gesagt einen Proof-of-Concept gemacht mit den Vorgaben, die ich vorn genannt habe Eine Entscheidung der zwei Entscheidungsmatrixen gebaut.

00:03:51: Einmal eine technische Entscheidungs-Matrix, wo wir die Konfliktsität und der Lösung bekrachten, die Performance der Lösungen, die Stabilitäterlösung... Und auf der zweiten Seite den Kaufmännischen Entscheidungs Matrix.

00:04:06: Die Kaufmünsche kann ich nicht weiter erörtern weil das intern in Daten sind.

00:04:11: Da hat sich dann herausgestellt dass die Lösung für uns am sinnvollsten und am effektivsten ist, die von Tages war.

00:04:17: Der Tiacore der Cloud Native ist und effektive auch am schnellsten für uns implementiert worden war.

00:04:26: Das ist ein Right Sizing muss ich ganz klar sagen.

00:04:28: das mag nicht für alle Anbieter oder für alle Kunden die sinnvolle Lösung sein.

00:04:33: Für uns war es genau die richtige Lösung weil wir eben keine Funktionsverluste hatten Und er die Lösung trotzdem alles konnte was wir ein bisschen machen.

00:04:43: Gut, performancetechnisch war es okay.

00:04:46: Man muss auch noch sagen wir sind jetzt klautechnisch waren wir relativ am Anfang des Wissensaufbau und dadurch war das so ein gemeinsames Aufbauen dass wir zum einen Cloud Erfahrung gesammelt haben für Nichtsubsysteme.

00:05:04: Im Subbereich haben wir schon paar Cloud Systeme.

00:05:06: Für non-sub Applikationen hatten wir das nicht oder ich nicht.

00:05:13: Eine spannende Frage.

00:05:13: Und was bringt diese Lösung mit sich?

00:05:16: Ich habe gesagt, sie ist Cloud-Native das heißt sie ist Container basiert.

00:05:21: Das war für uns wichtig.

00:05:22: Sie hat keine Datenbank.

00:05:25: Das ist auch eine sehr schöne Sache für uns weil dadurch der Support Overhead geringer ist.

00:05:31: Man kann sie auf verschiedenen Hyperscalen einsetzen.

00:05:35: Es ist relativ neutral.

00:05:36: Sie ist zustandslos und skalierbar.

00:05:40: Da sage ich aber gleich noch was dazu, weil das auch negative Impact haben kann.

00:05:45: Und sie war sehr schnell implementierbar – ganz klar!

00:05:51: Wie konntet ihr Sie an euer bestehendes SAP-System anbinden?

00:05:57: Dadurch dass es eine zertifizierte Archivlösung ist laufen die Anwendungen wie bei allen Archiv Lösungen über die Standard-Archäflingschenstelle auf dem Subsystem.

00:06:07: Das ging ohne Probleme.

00:06:11: Bei diesem Anbieter war das wirklich die schnellstmögliche Anbindung, die wir von allen drei Anwendenden gesehen haben.

00:06:16: Das muss man ganz klar sagen.

00:06:17: Es ist eine Standardvorgabe, Standardanbindung.

00:06:20: Wir werden auch nur ein paar Ports freischalten und dann lief das.

00:06:25: Damit waren dann sämtliche organisatorischen und konzeptionellen Vorüberlegungen von eurer Seite erfolgreich abgehakt.

00:06:31: Ihr hattet einen externen Partner an der Hand.

00:06:33: Ihr wusstet mit welcher Lösung ihr das neue Cloud-Archiv abbilden wollt?

00:06:39: Ihr hattet die Zielarchitektur geklärt und alle technischen Voraussetzungen.

00:06:43: Und dann ging es ja aber eigentlich erst richtig an's allen gemachte, also an die eigentliche Umsetzung?

00:06:48: Genau!

00:06:48: Also wir haben mit der Implementierung auf AWS gestartet.

00:06:52: Haben dazu von dem Anbieter, sagen wir mal im Projekt ergestellt bekommen, der fachliches Wissen hatte – also Basiswissen in diesem Fall.

00:07:02: Das war ein bisschen….

00:07:03: Da muss ich sagen... Das war ein bisschen holprig, weil die Dokumentation zu dem Zeitpunkt für AWS Container nicht so optimal war.

00:07:11: Also wir haben zwar was bekommen... War das für uns alleine implementierbar?

00:07:16: Nein!

00:07:16: Ich meine deswegen haben wir dann auch den Berater gehabt.

00:07:20: Mit dem Berater zusammen war das eine Sache von zwei drei Tagen an den Container aufzusetzen.

00:07:27: Was braucht man dazu?

00:07:29: Zum einen natürlich die AWS Subscription die dann vernünftig aufgesetzt sein sollte.

00:07:33: Das haben wir natürlich in Haus gemacht, da hatten wir Hilfe von unserem Netzwerker und vom Computing Team.

00:07:40: Die Implementierung auf AWS sieht so aus, dass man ein EFS-Filesystem erzeugt, welches die Konfigurationsdaten und Lizenzdaten hält.

00:07:51: Man bindet einen S III Blob Storage an, welchen es im sogenannten Worm Modus fährt.

00:07:57: Worm heißt Track Once Read Multiple Times was eben, ich sag mal die Archivdaten Sicherheit sicherstellt.

00:08:09: Die Lösung wird in sogenannten ICS-Container von AWS implementiert über ein Docker Image, welches man direkt vom KGS herunterlädt.

00:08:21: Das ging super schnell!

00:08:22: Es wäre wirklich einfach und als es dann einmal lief war das auch trivial.

00:08:28: Wenn's dann einmal läuft kann man noch Dinge implementieren wie Skalierbarkeit, also Autoscaling auf der Produktions-Ebene.

00:08:36: Das dauert wenn viel Last auf dem System herrscht.

00:08:39: Also mehrere dieser Taskt laufen um eben Lastspitzen abzufangen.

00:08:47: Ja das war wirklich einfach.

00:08:49: Wie sagt der S III Speicher?

00:08:51: Lief im War Modus.

00:08:52: Momentan kann man sagen, da kann man unter SIII auch den Compliance Modus aktivieren.

00:08:57: Das geht mit der Lösung nicht!

00:08:59: Das hängt ein bisschen mit der Datenhaltung zusammen.

00:09:02: Wir haben auch noch zusätzlichen Backup auf der Produktionsebene implementiert, einfach um auf Nummer sicherzugehen.

00:09:10: In Zahlen ihr habt einen Datenvolumen von insgesamt sechzehn Terabyte von der bisherigen und Bremlandschaft auf die neue Container basierte Archivierungslösungen in AWS mikriert.

00:09:20: Wie seid ihr dafür vorgegangen?

00:09:22: Wir werden in Summe ungefähr Hundert Millionen Dokumente und wir haben uns dann von dem Anbieter an Migrationstool geben lassen, also das haben wir bezahlt.

00:09:33: Dieses Migrationstool haben wir auf AWS in sogenannten virtualen Servern implementiert, da deployt man einen Tomcat und dieses Migrationtool ist ein Wahrfall was man nennt im Tomcat deployed und dieses Tool baut dann eine Verbindung zwischen dem Legacy Archiv Server auf und dem neuen Archiv server.

00:09:54: Also es keine Verbindung zu einem Subsystem.

00:09:56: Man muss die Dokadies aus dem Subsystem extrahieren, sei es nun über auch ein Tool von dem Anbieter welches Archiflink-Daten extrahren kann.

00:10:10: Relativ simpel aus den Subsystemen das haben wir initial auch versucht.

00:10:14: Das Klappte für die Archiflink Daten super für Knowledge Provider Daten nicht so sehr.

00:10:18: Das hängt mit dem Governance der Knowledge Provide Daten bei uns im System ab.

00:10:24: Das hat nicht geklappt.

00:10:25: Das heißt, wir haben mitten während der Migration ein Switch gemacht von einem subzentrischen Extrektionsmodus der Docker-Di-Daten auf einen Legacy Archiv Extrektionen Modus.

00:10:37: Wir haben einen Dump aller Dockerdies die wir in dem Legacy Archive haben je nach Content Repository und diese Daten haben wir dann an das Migrationstool gegeben um Ja, die Migration durchzuführen.

00:10:51: Wir hatten noch ein Thema.

00:10:52: das Migrations-Tool vom Anbieter hat ein paar Einschränkungen.

00:10:57: Es ist wenn man zu viele Daten hat nicht so performant und läuft dann auch irgendwann in Problemen.

00:11:03: Das heißt wir haben dieses Tool effektiv geklont.

00:11:08: Also wir hatten initial mit einem Server angefangen Und haben diesen Server danach geklonet und hatten dann mit drei Servern weniger Probleme Auch weil wir noch Netzwerkseitig ein paar einschreckung hatten was die Durchsatzrate betrifft.

00:11:21: Mit drei Servern hatten wir gar kein Problem mehr und das lief danach auch fast optimal, das hängt damit zusammen dass ich selber die Server sehr gering oder kleiner gecized habe als man sie hätte sizing können.

00:11:38: da bin ich sauber eher sparsam aufgestellt und dieses initial kleine sizing war nicht sinnvoll.

00:11:46: Banskar also ein Key takeaway ist diese Migrationshäuser von vornherein ausreichend groß zu seisen, damit man dort nicht ein Problem läuft.

00:11:55: Und dann hat die Migration effektiv so drei, vier Monate gedauert.

00:11:58: Ein

00:12:00: Keytaker hast du ja gerade eben schon genannt?

00:12:02: Was waren denn in diesem Zuge noch weitere wichtige Erkenntnisse, aus denen ihr gelernt habt?

00:12:09: Ja also wie wir Migrations-Häuser primär groß zuseisen, man sollte von vorenherein sich klar machen welche Daten man... Also was ist die Quelle der Wahrheit ist.

00:12:21: Also es ist nun das Subsystem, sagt man eigentlich noch mal... Die Daten sind schon die führende Applikationen.

00:12:29: Ist das SAP System für diese Archivdaten?

00:12:32: Die Quelle in diesem Fall kann man als Subsystem sehen wenn man zum Teil auch sagt ich möchte nicht alle Daten migrieren, die vielleicht aus der Retention raus sind.

00:12:49: Kann man ja machen in so einem Projekt, das wäre ja auch sinnvoll.

00:12:52: Das Problem ist nur manchmal, man hat gesetzliche Anforderungen, dass man da nicht löschen darf und das konnten wir oder konnten wir in dem Rahmen dieses Projektes nicht klar herausfinden.

00:13:03: Das hatte die Zeit nicht.

00:13:06: Wir haben dann irgendwann gesagt, wir machen jetzt eine vollständige Migration aller Daten vom Legacy System und da ist dann die Quelle der Wahrheit sinnvoller als Legacy System weil wir dann sicherstellen können, dass alles migriert wurde.

00:13:21: Das konnten wir, wenn wir es von der Subseite aus hätten machen wollen nicht ohne weiteres.

00:13:27: Wir sagen aufgrund der K-Pro-Thematik.

00:13:31: Ihr habt also dieses komplette Projekt von Vorbereitung bis zur produktiven Nutzung des neuen Cloud-Ausschiefs in elf Monaten erfolgreich abgewickelt mit einem Kernteam von drei Personen?

00:13:42: Also erst mal Respekt!

00:13:43: Es ist ja schon eine ordentliche Leistung.

00:13:45: Und dieser Go Live war vor rund einem Jahr mit etwas Abstand betrachtet.

00:13:51: Wie fällt denn dein Gesamtrisümee aus?

00:13:53: Also was waren so die größten Hürden und welche Faktoren waren, aus deiner Sicht, erfolgsentscheidend?

00:13:58: Ich fand in jedem Fall das zu der Proof-for-Concept sehr wichtig war.

00:14:02: Weil wir da auch für uns selber noch mal klar gemacht haben, was wollen wir eigentlich?

00:14:09: Welche Anbieter passen darauf?

00:14:11: Das war wirklich gut!

00:14:12: Auch mit der Entscheidungsmatrix dass das ein bisschen objektivierter haben, die Entscheidung zu welchem Anbieter wir gehen.

00:14:21: Man sollte auf jeden Fall den Migrationsansatz frühzeitig definieren um nicht zu viel Zeit verlieren während der Implementierung.

00:14:29: Ich habe mit sich an Thema gehabt dass ich... ...dass wir mit zu wenig Leuten raufgegangen sind.

00:14:34: also es wäre sinnvoll gewesen wenn mich noch etwas hätte verstärken lassen um einige Sachen anders covern zu können.

00:14:41: Wir haben zum Beispiel die Auditoren zuspielt involviert.

00:14:46: Man muss beim Dokumentenbruch von archivierten Dokument in jedem Fall Wirtschaftsprüfer involvieren, um eine Abnahme der Migration zu erhalten.

00:14:57: Die Wirtschaftsprüfer erwarten sogenannte Hash-Werte also Binärvergleiche der Daten die man migriert hat, um sicherzustellen dass keine Daten bei der Migraation manipuliert wurden.

00:15:08: und Das hatten wir, also insofern weil das Migrationstool von dem Anbieter diese Binehrdaten auch erzeugt und auch in einem Log bereitstellt.

00:15:19: Wir hatten nachher ich glaube siebenhundert Blog-Pfeils die mehrere Gigabyte groß waren.

00:15:23: Es war relativ mächtig aber dadurch dass sich die Auditoren sehr spät in den Projekt erst involviert hat, hat sich das dann noch gezogen.

00:15:31: Also nachdem wir schon lange fertig waren mit der Migration Auch im Kontext der Auditoren, man sollte eine klare Testdokumentation haben.

00:15:39: Wir haben ein Changemanagement-System ganz klar.

00:15:42: Das Projekt ist auch in Kontext des Changemanagements durchgeführt worden.

00:15:51: Ich sage immer wenn ich einen Change habe und diesen Change dokumentiere das ein Change erfolgreich war dann ist es für mich eine Test Dokumentation.

00:15:57: Das sehen Auditoren anders.

00:15:59: deswegen hätte ich mehr dokumentieren müssen.

00:16:02: Also das heißt Dokumente erzeugen müssen, wie die Tests ausgefallen sind und was ich genau wie getestet habe.

00:16:12: Das hab' ich zum Teil aber eben nicht in dem Maße wie Auditorn das gerne hätten.

00:16:16: Wir sind ansonsten sehr zufrieden mit der Lösung.

00:16:18: also wir haben es jetzt ja ein Jahr später... ...wir hatten ein paar kleinere Probleme, das auch gehört dazu sag ich mal bei jeder Artilösung hat man ein paar Eschus die allerdings wenig auf Produktion durchgeschlagen haben.

00:16:31: Und der Support-Overhead ist wirklich sehr gering, also es ist wirklich Wahnsinn!

00:16:36: Wir haben jetzt auch die Altdaten löschen lassen nach dem Testart von den Witzersprüfern und deswegen bin ich rundherum zufrieden.

00:16:45: Auch Kaufmannisch war es ein Erfolg.

00:16:47: ganz klar ja so das war super.

00:16:50: Ja, das wäre jetzt meine nächste Frage.

00:16:53: Nämlich inwiefern habt ihr eure anfangs gesetzten Ziele erreicht?

00:16:55: Also Modernisierung der Infrastruktur, Senkung der Betriebskosten, Aufbau einer zu verlässigen Cloud-Archivierungslösung.

00:17:02: Haken dran alle drei Punkte?

00:17:04: Ja wir können Haken an alle drei Punkte machen.

00:17:07: Das war ein voller Erfolg!

00:17:08: Wir konnten die Kosten senken und allgemein supportoweit verringern.

00:17:11: Wir sind in der Cloud.

00:17:13: Wir haben mehr Kontrolle über die Technologie als vorher.

00:17:16: Das ist auch etwas was man nicht unterschätzen sollte.

00:17:20: Wir haben Rightsizing betrieben und wir haben keine Abstriche erleiden müssen dabei.

00:17:30: Schöne Schlusswort, würde ich sagen!

00:17:32: Ich sage vielen lieben Dank Jörg für diese auf das reiche Episode.

00:17:37: Ich nehme vor allem mit dass sich eine umfangreiche Vorbereitung auszahlt so wie ihr sie mit eurem Proof of Concept gemacht habt Und im Prozess ergeben sich naturgemäß immer mal wieder kleine Herausforderungen, die aber nicht tragisch sind solange man flexibel bleibt und rechtzeitig gegensteuert.

00:17:52: Danke für diesen kleinen technischen Deep Dive der für mich uns sicher auch für alle unsere Hörerinnen und Hörern sehr spannend war!

00:18:01: Vielen lieben Dank allen fürs Zuhören und wenn euch, liebe Hörerinnen und Hörern diese Folge gefallen hat abonniert unseren Podcast hinterlasst eine Bewertung und schaut für weitere Podcasts und Praxisberichte auf imposant-dsag.de vorbei!

00:18:13: Bis zum nächsten Mal.